電話の受け方

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	電話の受け方

受付は会社の顔です。電話の対応はスマートに仕事をこなす上では必要不可欠なのです。出来る人と出来ない人では印象が全く違います。是非身につけましょう。

電話がかかってきたらモタモタしててはいけません。速やかに電話に出るようにします。電話のコールは３回以内にする、が鉄則なのです。

そして一般的に電話を取る時には「ありがとうございます、○○社でございます。」が基本だと思います。

しかし、この電話の出かたは電話のコールが３回以内の場合です。

４回以上で待たせてしまった場合には、「お待たせいたしました、○○社でございます。」と言うようにしましょう。

また、朝（１０時頃まで）だったら「おはようございます、○○社でございます」と言うのも良いでしょう。

会社名を言ったあとに個人名（自分の名前）を言う会社もあります。「ありがとうございます、○○社、山田でございます。」などです。

会社によって多少違いはありますので上司や先輩はどのようにしているか教えてもらったり、チェックしたりしましょう。

■名前、用件をメモをとる

相手が「私、○○社の○○ですが」と名乗った後には「いつもお世話になっております。」と挨拶をします。その際にサッとメモをとっておきましょう。

名前を間違えるのは大変失礼です。聞き取れなかった場合は「申し訳ございません、もう一度お名前を頂戴できますか？」などと聞きましょう。取り次ぐ担当名も間違えない様に気をつけましょう。

■自社の敬称に気をつける

社内では「佐藤さん」と呼んでいても他社から見れば身内ですので「佐藤ですね」と”さん”はつけないように気をつけましょう。

そして「少々お待ち下さい。」と言い２０秒以内に取り次ぎましょう。もしも時間がかかるようなら「申し訳ございません、只今手がふさがっているようですので、折り返しこちらから（佐藤からでもＯＫ）お電話いたします。」と言い、一旦電話を切りましょう。

【外出中の場合は】

「申し訳ございません、佐藤は只今席を外しております」

「申し訳ございません、佐藤は本日出張に出ております」

「申し訳ございません、佐藤は只今外出しております」

などと時と場合によって使えるようにしましょう。

■不在時は伝言を預かりましょう

先方に不在を伝えたら、次に「もしよろしければ代わってご用件を承りますが・・・」と伝言を預かりましょう。その際必ず復唱して確認をしましょう。

そして分かりやすくメモにまとめます。

「折り返しＴＥＬ下さい」の場合は相手の電話番号を聞いておくと良いです。又、先方の名前が難しい場合はフリガナを書くか、カタカナで書いてもＯＫです。