FAXの送り方

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	FAXの送り方

ＦＡＸは仕事には欠かせないモノです。便利だけど手軽さゆえにちょっとした不注意が大きなミスになることもあります。
正しい書き方、送り方を身につけ確実なものにしたいものです。

まず、ＦＡＸを送る前後にはＦＡＸの送信先に電話をしましょう。紛失などのリスクがなく手元に届きます。
ＦＡＸは必ずしも本人が受け取るとは限りません。プライバシーに関する事や内密な事、極秘事項は書かないようにしましょう。

また、カラーの写真や色の上に乗った文字などは見えにくいので注意しましょう。原稿の文字が小さい時は拡大コピーしたり、文字が薄い時は濃くするなど見やすくしてから送信しましょう。

そしてＦＡＸを送信する時には必ずＦＡＸ送信状を一緒に送信しましょう。

【ＦＡＸ送信状例】

Ａ	送信日を必ず記入します。場合によっては午前○時、午後○時に送信したかも記入した方が良い事もあります。相手も自分も書類がいつのものか一目で分かります。
Ｂ	相手の会社名、部署名、担当者名、ＦＡＸ番号、住所を記入しましょう。連絡先がこれだけ書いてあれば相手が折り返し電話される時もスムーズに取りやすいでしょう。
Ｃ	差出人（自分）の会社名、所属部署名、差出人名、電話番号、ＦＡＸ番号、住所を記入しましょう。連絡先がこれだけ書いてあれば相手が折り返し電話される時でもスムーズに取りやすいでしょう。
Ｄ	本文です。まず挨拶文から始まり、件名を書きます。用件名も記入します。会社によって送信状がある場合はこのように用件欄をチェック式になっている場合もありますが、もし自分で記入しなければいけない場合はこの部分はどうしてほしいかを伝える部分なので忘れず記入しましょう。チェック式で書いた場合も必ず一言付け加えましょう。そして通常はこちらから改めて電話かけ直します。
Ｅ	最後に計何枚ＦＡＸを送信したのか書きましょう。送信状を含んで○枚というように分かりやすいようにしましょう。

会社で共通のＦＡＸ送信状のテンプレートが無い場合はネットでダウンロードする方法もあります。

あと、注意することは、誤送信がないように送信時には番号を何度も確認しましょう。届いているか不安な場合や文章の場合は電話で確認をすると良いでしょう。

そしてうっかりしがちな注意点は５枚より多くの送信をする場合は、用紙切れやインク切れで文章が届かない事も考えられるので事前に電話をして「○枚程あるのですがよろしいでしょうか？」と相手に確認をとるか、急ぎでない場合は郵便で送るのが良いでしょう。

又、送り先が個人宅の場合、早朝や深夜は避けましょう。