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 Eメールの送り方



ビジネスシーンでEメールを活用することも多いと思いますが、FAXと同様に便利だけど手軽さゆえにちょっとした不注意が大きいミスになることもあるので、正しい書き方、送り方を身につけましょう。

【Eメール例】



宛先アドレスはミスなく正確に入力しましょう。


「CC:」は送信した相手を全員に知らせたい場合
「BCC:」は他の受信者やそれぞれのアドレスを知らせたくない場合に
使います。個人情報漏えい防止の為にもこちらを使う方がベストです。


件名は本文の内容を一目で分かるようにつける題名のようなものであり、急いで内容を確認してもらいたい場合は「緊急」や「至急」とつけると良いでしょう。また大切なメールには目立つように「重要」と題しましょう。


個人のメールではないので相手の方の社名、名前を最初に書きましょう。(手紙で一番最初に宛名を書くのと同様です)
社名は略さずにしましょう。


まずは挨拶文を書き、自分は誰かを名乗ります。
用件を的確に簡潔に書きます。誤字脱字には気をつけましょう。
「不明な点があればご連絡下さい。」と必ず書きましょう。
そして「よろしくお願い致します。」で締めます。
一行30文字程度で全体の文章は20行までを目安にしましょう。段落と段落の間や文と署名の間は一行開けると読みやすいでしょう。
返事が必要な場合はきちんとそのように「返信をお待ちしております。」など書きましょう。
画像データなど添付ファイルを送る場合は容量にも気をつけましょう。


署名は、メール版の名刺のようなものです。社名、名前、連絡先は必ず明記しましょう。





あと、注意することは、メールはお互いが時間の都合が良い時に送信したり、チェック出来るので便利なのですが・・・。


例えば急ぎのメールを送った場合でも、相手がいつチェックするかは分かりません。
緊急の場合や返信が必要な時は送信の前後に電話でその旨を伝えましょう。


そして、宛名は「様」をつけましょう。アドレスの登録をする時にあらかじめ”様”など敬称をつけておくと手間が省けて良いでしょう。


また、同じメールを複数の人に送る場合、受け取り側が互いに面識がないのなら「BCC」を使用しましょう。


本文の頭に「BCCで送信させていただきます。」と明記しておけば失礼ではないです。


あとは読みやすいメールを心がけ、あまりに長文は避けたり、内容を簡潔にまとめておきましょう。もちろん誤字などにも気をつけましょう。





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