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管理人さん、大家さん、など第三者を挟んで苦情を受けた場合、まずお詫びをしなくてはいけません。
相手の在宅時間などがはっきり分かっている場合は直接お詫びに伺うのも良いでしょう。
時間帯は午前中なら１０時過ぎから１１時頃、午後なら４時前後が良いでしょう。
夕飯の準備や食事の時間は避けましょう。夜ならば８時以降に伺うのは良くありません。
その際にまずお詫びの言葉を言いましょう。そして、今後はこのように改めます。と改善案を述べ、最後に配慮が足りなかった事にもう一度申し訳なかったと謝ります。
相手の時間帯が分からない場合や、自分との時間が合わなかったり、相手がかなりご立腹の場合は手紙でまず謝りましょう。
手紙の場合は「お詫び→改善案→お詫び」でまとめます。
【例文】
「１０３号室の伊藤でございます。先ほど大家さんから電話を受け、我が家のピアノの音が御迷惑になっていることを初めて知りました。
ピアノを弾く時には窓やドアを閉めるなどを気をつけておりましたが、まだ防音対策が万全ではなかったことに思いがいたりませんでした。
今後ピアノの練習は○○様がおっしゃる通り７時までに終えさせるように娘にも言って聞かせました。
配慮が足りず、不快な思いをさせていた事を深くお詫び致します。
まずは書面にて失礼いたします。」
手紙を投函した後、何日か経って時間をみて相手先に訪問し、相手方が在宅であれば謝りましょう。
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